黄河科技学院会计电算化管理办法
第一章 总则
第一条 为了提高我处会计核算和财务管理的工作质量，规范各岗位工作，保证会计电算化工作的顺利进行，根据《中华人民共和国会计法》和财政部颁布的《会计电算化工作规范化》的有关规定，特制定本办法。
第二条 财务处负责和组织会计电算化的具体实施工作，负责提出实现学院会计电算化的具体方案，是会计电算化工作的主要承担者。
第三条 财务处定期组织本单位会计人员分期分批进行会计电算化知识培训，逐步使多数会计人员掌握会计软件的基本操作技能，使一部分会计人员能够负责会计软件的维护，并培养部分会计人员逐步掌握会计电算化系统分析和系统设计工作。
第二章会计电算化账务处理
第四条 财务处应在每年或上年末建立新的会计年度的完整的账务文件根据现行财务制度，运用当前所用系统的规则准确地设置全部级次的会计科目，账务的修改工作由系统管理员执行。
第五条 转换会计年度时，应在新的会计年度开始后的20天内，完成结转各账户的年初余额，并保证数据检验平衡正确，年初余额在当年记账以前可以修改，当年记账以后如有调整，只能通过填制记账凭证进行。
第六条 任何登记入账的经济业务都必须填制记账凭证，摘要规范填入，微机填制的记账凭证编号应当连续。
第七条 记账凭证必须经过复核人员签字后，才能根据其登记账薄，复核人员必须在屏幕上直接对机器存储的记账凭证进行复核签字，同时要对打印输出的记账凭证或代用凭单进行签字盖章。同一张记账凭证，制单和复核不能是同一人，记账凭证在记账以前必须打印输出（记账凭证清单），没有打印输出的记账凭证不得登记入账。
第八条 总账及现金账和银行账均可采用计算机打印输出的活页账装订，每天必须将当日发生的现金收支数据输入计算机并据以计算出库存日报表，并在表上签字盖章。
第九条 根据机器使用和人员分工情况以及工作需要，确定每月的记账期限，每月月末以前应将当月所有收支及转账业务全部登记入账。至少每月核对一次总账，每季度核对一次明细账。
第十条 每月必须将储存在机器内的账簿数据打印输出为书面账簿，平时可以只打印已满页的账簿数据，但每年年末必须将全部账簿数据打印输出。
第三章 会计电算化岗位
第十一条 操作使用人员:操作使用人员是指有权使用会计核算软件完成职责范围内会计电算工作的财务人员或财务部门工作人员。根据会计电算化工作要求，我处配备以下操作使用人员;
（一）审核制单录入员：制单录入人员必须经过培训并经数据管理员认可合格后方可上机，严格按照《审核岗业务规则》的内容审核业务发生的真实性、准确性、有效性，审查业务有无业务负责人，业务主管的签批，如确认无误则上机制单。按照系统操作规程录入记账凭证，做到正确使用会计科目，金额准确、摘要简要明了。在录制记账凭证时，不得修改原始凭证上的数据，对已录制好的会计凭证差错，按照会计制度和会计工作规范化要求予以更正。同时要求检查所付单据是否规范，手续是否完备。
（二）数据管理人员：负责审核已录入的记账凭证编号的连续性，摘要的规范性，内容的合法性，数据及各类代码的正确、完整性。对不真实、不合法、不完整、不规范的凭证，退还有关人员更正、完善手续。对输出的凭证、账表进行核查并签章确认，确保数据的完整与正确后进行记账操作。定期做好数据备份工作，负责程序软盘、存档数据软盘的输出与保管，做好软件数据资料的安全保密工作。
（三）档案管理员：负责对会计数据进行分析、整理、保管。
第十二条：操作使用人员的操作权限：
（一）数据录入员进行数据录入操作时应严格按照凭证内容输入数据,可以进行数据查询工作，但不得进行数据复核操作，出纳人员，复核人员、系统维护人员不能担任数据录入人员工作。复核人员发现凭证录入错误，必须通知数据录入人员进行修改，复核人员不得进行已录入数据的修改操作，待数据录入人员修正录入数据后再进行复核签字操作。
（二）系统维护人员除实施数据维护时，一般情况下不允许随意打开系统数据库进行操作。实施维护时不准修改数据库结构。其他操作人员一律不允许实施数据库操作。
（三）用于会计电算化的硬件和会计软件只有操作人员才能上机操作使用。其他人员一律不允许上机。
（四）备份数据软盘和存档数据软盘、账页、凭证、报表及其他资料由数据管理人员按规定统一复制、核对、存放、保管。
第四章 会计电算化档案管理
第十三条 严格按照《会计档案管理办法》管理会计电算化资料。妥善保管好存储在计算机硬盘中的会计数据、以其它磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。
第十四条 存储会计资料的磁盘、软盘或光盘等要进行编号登记，标明备份数据的内容、期间，备日期、次数及备份人姓名。
第十五条 电算化会计档案资料，要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要的会计档案应准备双份，放在两个不同的地方。
第十六条 对于采用磁性介质保存的会计档案，要定期进行检查，定期复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失。
第十七条 会计电算化档案一般不得外借。如因特殊情况须经财务负责人批准，办理借阅手续。因恢复历史数据借用时，操作人员不得对会计电算化档案内容进行非法删除和修改，归还时应认真检查病毒，防止病毒感染。
第五章 会计电算化系统维护管理
第十八条 数据管理员负责电算系统硬、软件的安全运行、日常维护以及机内会计数据的安全、完整，及时消除系统运行故障；负责机房内的电源及防火安全设施。
第十九条 电算操作人员按照授定的工作权限和各自的操作密码，依照会计软件操作规程，操作使用和退出系统，不得将各自密码告知他人。严禁未经授权者操作会计软件。
第二十条 主管人员必须保管好会计软件的全套文档资料和会计软件程序，在软件修改、升级和维护，要保证会计数据的连续和安全。不得进行违反软件规定的操作，以免破坏会计软件。
第二十一条 财务处使用计算机必须使用不间断电源，避免因外断电造成会计数据的丢失。使用会计软件的计算机上，装入防病毒软件，对病毒进行实时监控、查杀，以确保会计软件运行环境的安全。在使用外来工作磁盘前，必须进行病毒的检查工作，严禁使用来路不明外来盘，防止计算机感染病毒。
第六章 附则
第二十二条 本细则由财务处负责解释和修订。
第二十三条 本细则自签发之日起施行。
